ПЕРЕЗАГРУЗКА
перезагрузка: день 11
Приоритеты: не потеряться в суете
Мы можем в жизни делать все, что угодно, но не все одновременно и сразу. Полезно думать не только о том, что мы делаем или хотим сделать, но и о том, когда мы это делаем или сделаем. Тайминг — распределение всяких занятий во времени — важная штука. И в этом нам помогают не только часы, но и определение своих приоритетов.
Если у вас есть представление о ваших целях, проектах и следующих ближайших шагах, то весьма полезно планировать свою неделю исходя из них. Но насколько мы сами решаем, чему посвятить 24 часа в сутках или рабочее время? Полагаю, многим знаком дискомфорт от того, что кто-то распоряжается твоими задачами, активностью и действиями. Это хорошо знают мамы маленьких детей, чей жизненный график часто подчинен нуждам и прихотям ребенка. Это часто случается на работе (начальники часто полагают правильным и необходимым лишать подчиненных права на тайминг).
Возможность управлять своим календарем — важная составляющая чувства продуктивности. Банально напоминать, что время — один из важнейших ресурсов, которые у нас есть, но, увы, приходится. Конечно, мы не можем управлять временем как физической данностью. Но мы можем распределять свои дела мудрым и продуктивным образом, что выражается в управлении своим календарем. Иногда на это нужно потратить несколько минут, максимум полчаса. Но что значит 30 минут планирования, если они позволяют более приятно и эффективно провести 4290 минут недели?

Глобально все дела можно разделить на важные и срочные. Думаю, вы знаете эту модель и, возможно, даже сами пользуетесь таким распределением приоритетов. Опыт показывает, что, как правило, мы тяготеем к какому-то одному типу дел в своей жизни. Давайте проверим.
Подумайте о том, что вы делали вчера или что собираетесь делать сегодня. Или в течение прошлой недели (если она не была отпускной) и в течение этой недели. Какие дела вы переделали, какие намерены сделать? Подумайте, каких дел, срочных или важных, было больше.
Их довольно легко различить, но нужно помнить, что такое распределение сугубо индивидуально. Для одной хозяйки приготовить обед — дело срочное (накормить много людей, а времени мало). А для другой — это дело важное (обед имеет субъективную ценность во взаимоотношении с семьей, например). Не ведитесь на внешние оценки.
С другой стороны, иногда мы смешиваем срочность и важность.
Срочные дела — действия, не требующие отлагательств. Если их не сделать, что-то пойдет не так, случится что-то нехорошее и т.п. В пределе срочно — это успеть на поезд или спасти жизнь. Наверняка, вы знаете немало людей, у которых любые дела относятся к категории «срочно», безотлагательно. А может и в вашем календаре большую часть времени занимают дела из «срочного списка». Это не плохо, но что при этом происходит с важными делами? Остается ли для них время?
Важные дела — это те, которые придают смысл жизни в длительной перспективе. Они имеют непосредственное отношение к вашим ценностям и видению. И именно важные дела часто оказываются под угрозой. Знаете это ощущение: все время что-то делаешь, куда-то торопишься, к концу каждого дня длинющий список ToDo весь вычеркнут, но ощущение, что что-то важное упущено, не проходит? Вот это оно: на что-то действительно важное просто «не хватает времени». А по сути, этим делам просто нет места в календаре.
Любопытный факт: если вы упустите или не сделаете что-то из срочных задач, это сразу видно и вам, и остальным. А если вы упускаете что-то действительно важное, то это часто проходит незамеченным. И только потом, потом обнаруживается глобальная недостача.
ИНСТРУКЦИЯ НА ДЕНЬ 11
СОБЛЮДАЙТЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ШАГОВ

ШАГ 1
Строим «матрицу Эйзенхауэра».
Идею этого метода распределения приоритетов в задачах приписывают 34 президенту США Д.Д.Эйзенхауэру. Рассказывают, что в результате опыта организации своего времени он сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, и в то же время, важные дела редко бывают срочными. Думаю, вы знаете этот метод, но на всякий случай напомню.
Лист делится на 4 части, 4 квадранта: срочное-важное, несрочное-важное, срочное-неважное, несрочное-неважное.
Планы, дела, задачи на неделю распределяются списками по этим четырем квадрантам. Субъективно. Попробуйте сделать это для текущей недели или сегодняшнего дня.
Возможно, списки срочных дел (больших и малых, важных и неважных) будут велики, а список несрочных-важных дел будет гораздо короче и, главное, на них, скорее всего, не выделено времени. Это типичная «зона риска». Часто именно они создают ощущение, что мы упускаем в своей жизни что-то важное, что мы застряли или бегаем по кругу.

К сегодняшнему дню нет заранее заготовленной формы. Используйте просто лист бумаги и на следующих шагах — свой обычный календарь.

ШАГ 2
Вносим важные-несрочные дела в календарь.
Напомню еще раз: важные дела — это те, которые продвигают нас к целям, связанны с нашими ценностями и видением. Выполнение этих дел продвигает нас по большим проектам, они меняют наше качество жизни, приближая нас к заветной 10-ке. На них надо отводить время, их нужно заносить в календарь, с них стоит начинать составлять расписание недели или дня. Это может быть что угодно, и со стороны может казаться абсолютно неважным (15-минутная прогулка для сохранения здоровья; время, отводимое на планирование или медитацию; встреча с близкими; работа с домашней бухгалтерией и т.п.).
Еще одна польза от этой процедуры: управление своим вниманием — на что его хватает и что уже включено в зону нашего внимания, а что из нее выпадает. Если вы знаете, что какие-то области жизни привычно выпадают из вашего внимания (вы могли обнаружить это в первый день), то, чтобы втянуть их в сферу своего внимания, полезно назначить их важными и выделить соответствующее время на действия по ним в своем календаре.

ШАГ 3
Выделите эти задачи другим цветом. Эта мелочь важна и полезна. Внимание — в значительной степени функция зрения. То, что нам видно, то и привлекает внимание. Выберите цвет, который будет выделяться (но не будет раздражать).

ШАГ 4
Заносим календарь всякие другие дела, которые должны быть сделаны (можете обозначить их другими цветами) в следующем порядке: сначала важное-срочное, потом неважное-срочное, потом оставшееся неважное-несрочное. Обязательно внесите последние в свой календарь!

ШАГ 5
Используем календарь для того, чтобы решить, что же делать дальше.
Очевидно, что какие-то дела привязаны к конкретному времени, а какие-то просто должны быть сделаны когда-нибудь в течение дня или недели. Эти «когда-нибудь» можно поставить на конкретное время, а можно использовать опцию, которая есть во многих календарях — вынести эти дела наверх. Если вы пользуетесь бумажными календарями, просто запишите такое дело сверху. (Наверняка вы делаете так, когда обозначаете дни отпуска или полной занятости. Точно также можно вынести туда важное). Выберите удобный работающий для вас способ. Пол Гиббонс, например, настаивает на вынесении таких не привязанных ко времени дел наверх, но можно вставлять их в почасовое ежедневное планирование. Основная задача — видеть весь объем дел и организовать день/неделю/месяц так, чтобы всем 4 типам дел в нем было место и время.

ШАГ 6
Заведите календарь (бумажный ежедневник или сервис), если у вас его еще нет. Это поможет от разговора о мечтах, планах, надеждах и стремлениях перейти к конкретным действиям.
Что важно: Дела, проходящие по категории неважное-несрочное на самом деле важны! Если вы обнаруживаете, что в вашем календаре таких дел много, значит на самом деле они важны. Пришла пора признаться в этом и изменить их приоритет.

Что еще важно: Некоторые авторы утверждают, что неважные-несрочные дела — поглотители времени и сил, и от них надо максимально избавляться.
На самом деле, в течение дня, да и вообще по жизни, мы делаем много неважных и несрочных дел, которые, тем не менее, придают жизни вкус и вносят в нее радость. Именно сюда с легкостью попадают всякие удовольствия.
Этот квадрант такой же полезный и так же присутствует в жизни, как и три остальные. Не поддавайтесь на провокации гуру тайм-менеджмента. Возможно, проводить время в соц.сетях и не столь важно, и не столь срочно, да от этого может не быть прямой пользы (а иногда может быть и вред здоровью), но от этого есть ощущение отношений и контакта или просто отдых. Жизнь сложнее и тоньше. Будьте внимательны к таким мелочам.

Что еще важно: Выделяя время на отдельные дела, распределяя их в пространстве календаря, помните о простом: нам нужно время для перемещения из одной точки в другую, нам нужно время для переключения с одного вида деятельности на другой, нам нужно время чтобы выдохнуть, завершить, сходить в туалет, восстановить силы и т.п. Это, конечно, уже из области анти тайм-менеджмента и некоторым этому тоже надо специально учиться, но постарайтесь все-таки не забывать, что все мы живые люди. И что распределением дел во времени (и пространстве календаря) занимаетесь именно вы. Прислушивайтесь к своему опыту, состоянию и нуждам.
в помощь перезагружающимся
а. Для удобства прохождения программы, воспользуйтесь готовыми таблицами, и формами, разработанными Полом Гиббонсом. Ссылка для скачивания — ниже. (Переходите по ссылке (файл в GoogleDocs) - Файл - Сохранить как). Сохраните себе всю Excel книгу целиком, каждая страница — на один день программы. Заполняйте в удобном для себя темпе. Также вы можете выбрать любые другие удобные для вас формы работы с информацией.
б. Оставляйте свои комментарии и вопросы в форме Comments внизу страницы.
Made on
Tilda